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广东信强混凝土有限公司规范化管理实施纲要

信息来源:hunningtu.biz  时间:2010-11-13  浏览次数:3863

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  caosu338 2006-07-29 00:38
  案例:广东信强混凝土有限公司规范化管理实施纲要
  刘小华
  广东信强混凝土有限公司规范化管理实施纲要
  刘小华
  本公司是一家从事混凝土生产、技术与销售的中外合资企业,产品属于半成品,主要业务对象是城市基础建设(如公路、立交桥、市政建筑、商住楼宇等)。公司共投资4000多万元,拥有一流的硬件设施,在混凝土行业是一个新秀,面对日益激烈的市场竞争,我们如何在同行中(广州地区40多家竞争对手)发挥自身的优势,创出广东信强公司的品牌知名度和信誉,实现较好的投资回报,我们认为在硬件设施上已具备与竞争对手较量的条件,目前、关键的是怎样在软件上(即经营策略、管理手段、技术领先、品质保证、内部挖潜、工作思路等方面)营造优势,从管理着手,真正实现管理规范化、制度化、科学化、系统化,为公司的成长发展、稳健经营,打下良好坚实之基础,确保在几年内收回投资,产生较好的经济效益和社会效益,这是我们的根本出发点,更是企业求生存谋发展的必然要求,作为公司的高层决策者已清楚地认识到一个企业只要拥有一流的人才,才能完全按照董事会和老板的战略意图做到一流的管理,创造一流的效益。众所周知:企业之间的竞争归根到底是人才的竞争。人力资源的作用从来没有像今天这样突显出来,它引起了越来越多企业家的高度重视与极大关注。正如诺贝尔经济学奖获得者舒尔茨在对美国本世界纪以来的经济与工业的高速发展作评价时,一针见血地指出:“本世纪以来,美国90%的产品更新依靠的是人才和智力,而不是传统的劳动力或资本。”正因如此,依靠开发人力资源以取得科技、经济竞争主动权,赢得发展新优势,已日益成为国际市场竞争的焦点。
  从经营的产品特性可知:我们公司属于订单生产型企业(BTO型)。
  订单生产型企业有如下特点:
  优点:
  根据订单安排生产,人力、机器、物料上不会造成大的浪费。
  缺点:
  人力、机器、材料准备不充分,容易延误交期;
  容易造成旺季时产能不足;
  容易造成人力需求上的大起大落,影响员工的稳定性和产品品质。
  作为创建的信强公司,我们必须按照董事会及老板的经营指导思想,明确今年的工作思路和工作举措,重点是:“规范内部管理,理顺组织架构,优化业务流程,实现初见成效”的工作目标,力争为信强挤入行业前几名奠定坚实的基础,为我们日后快速发展创造条件。
  今年公司要着重抓好几大系统的规范化管理工作。
  一、 行政人事系统:
  公司首先要抓的第一项工作是保障人力资源的开发利用必须与公司的发展规模、速度协调一致,实现人才配置与企业发展同步进行。在组织架构确定后,就要根据年度经营目标与工作量,实现“三定”,即定编定岗定员,本着“宁缺勿滥”、“精简高效”的原则设置,杜绝“因人设岗、人浮于事”的现象。其次是加强人力资源整合,以提高人力资源的利用效率,使我们的工作职业化。职业化过程是企业管理走向成熟的一个重要标志。而职业化的明显特征是:任务明确化、作业标准化、流程制度化、职位稳定化。第三是建章立制,激发人力资源活力,狠抓落实,注重实效,形成一种靠“事业留人、感情留人、利益留人”的氛围。具体要制定《招聘录用程序》、《请假审批程序》、《辞职辞退程序》、《员工岗位职责》、《公关接待程序》、《员工奖惩条例》、《行政用车程序》、《运输车辆管理规定》、《考勤管理规定》、《员工合理化建议》、《司机管理规定》、《员工培训制度》、《公文档案管理规定》、《薪资管理制度》、《宿舍管理制度》、《消防安全管理制度》、《员工行为规范》、《门卫管理规定》等规章制度。
  二、 生产计划系统:
  1. 生产计划系统要认真抓好生产计划、生产调度、设备综合管理、安全生产几项工作。要根据客户订单合理编制生产计划,监控生产进度,搞好生产调度,对于重点工程、重大客户的订单可优先考虑、优先安排,及时调整生产计划,加强与客户施工现场的信息沟通(什么时候送货,送多少等),依据客户要求对于存在问题及时整改。加强生产管理,杜绝重大安全事故的发生,进行生产效能检讨与改善。
  2. 规范生产计划、生产调度、作业流程,各种作业标准、设备操作规程,安全技术规程、制定定额标准(包括:人员定额、劳动定额、物耗定额、设备耗能定额等)。
  3. 建立《生产计划控制程序》、《生产作业流程》、《作业指导书》、《生产安全管理制度》、《货仓管理程序》、《设备管理制度》、《设备安全操作规程》、《生产日报表、周报表、月报表》、《生产计划排程表》、《生产异常处理程序》、《物料库存日报表、周报表、月报表》等程序和表格,实现生产规范化管理,提高生产效率。
  三、 企业文化建设系统:
  老板的个人魅力、价值取向、经营思路和管理风格是我们信强公司营造企业文化的行动准则,开展信强公司企业文化建设,目的是通过文化教育、娱乐活动来提高员工的素质和认识,在企业内部形成一系列为广大员工所认可和接受的价值观、信念、道德标准、行为规范等,调动他们的工作积极性、主动性和自觉性,以增强企业凝聚力、向心力和员工归属感、自豪感。 信强公的成长发展是离不开企业文化建设的,两者之间必须互动起来,才能实现企业的宏伟目标。
  详情请见下表
  四、 物流采购系统:
  在行业竞争异常激烈的情况下,混凝土这种商品的利润已越来越薄,面对这个严峻的现实,我们应该积极研究对策,不断改善经营,提高管理水平,狠抓内部挖潜。而建立规范物流采购管理是我们增创采购优势,降低采购成本的一种有效管理方法,同时,也能防犯和杜绝采购腐败,最终实现物流供应链管理及其资源的最佳匹配,确保生产与供应的连续、稳定、均衡,为企业参与市场竞争,获得持久发展提供动力。
  建立物流采购系统需要掌握适时、适质、适量、适价、适地的原则。适时:在生产需要时及时供应,不会出现断料;适质:采购的物料或发出的物料品质必须符合标准,满足客户需求;适量:供应商送来的材料数量控制适量,维持合理库存,降低资金占用量,防止吊料;适价:用合理的成本购得所需的物料;适地:选择供应商时考虑送货周期、运输方式、运输费用,并进行统筹安排以满足生产需求。其目的是实现采购、供应、配给运输一体化的物流配送系统格局。
  信强公司物流采购系统包括采购计划与预算,供应商开发与管理,采购绩效评估与改善,采购管理制度、工作程序与作业流程等组成。
  1. 采购计划与预算:采购预算是采购部门为配合公司年度销售预测或生产计划(包括产品品种、数量),对所需求的原料、物料、零件等之数量及成本做详实的估计,以利整个企业目标之达成。采购计划与预算是企业年度预算的重要组成部分,它的建立要以年度生产计划、用料清单和存量管制卡为依据,设定物料标准成本指标体系和监控价格涨跌变化之规律,针对现实状况进行必要调整与修订,实行动态滚动管理方法,提高采购计划与预算在实际过程中的准确性、实用性和可操作性。
  2. 供应商开发与管理:正确考查、评估、认证和选择适当的供应商,是物流采购工作成功的关键因素。俗话说“男怕入错行,女怕嫁错郎”。其实“采购最怕找错供应商”。不管价格如何便宜,如果供应商选择不当,日后会后患无穷。供应商的开发是为今后采购工作的顺利开展打下坚实之基础,为此,供应商之评选必须成立评选小组,确定科学、合理和系统的评审项目,一般包括经营状况、企业资信、生产能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标进行评审,把合格厂商按A(最好)、B(良好)、C(较好)分级建立档案。每半年重审评估一次,根据《供应商评估制度》从品质、成本、价格、服务水平、交货周期、履行合约的承诺与能力等得分高低重新划分调整,进行动态管理,没有终身制,把供应商开发与管理有机结合起来,实现采购环境的最佳优选。
  3. 采购绩效评估:包括采购部门目标绩效考评制度,采购人员绩效考评制度,供应商绩效考评制度。在建立采购绩效评估时,要正确、重点设定与选择最能反映和代表采购绩效的指标体系,明确绩效考评的目的、原则、程序与方法,合理选定考评人员和设置考评机构,正确及时反馈考评结果和认真搞好考评工作总结,保证考评内容全面化、考评指标定量化、考评手段科学化、考评结果客观化。一般来说,采购组织绩效指标体系包括采购(计划完成及时率)、物料质量(来料合格率)、采购成本(价格差额比率)、采购周期、供应(供应准确率)、库存(库存周转率)、服务满意度等。企业如能建立部门绩效评价体系,并持续进行评估,就能及时有效地发现工作中存在的问题,制订改善的措施和解决的方案,确保采购目标的达成,绩效的提升。
  4. 采购管理制度、工作标准、运作程序与作业流程:为了全面、准时、有效地完成物流采购工作,实现生产计划、物料需求计划与物料采购三者之间的同步运作与均衡生产,达成整个组织的目标,必须要有完善的管理制度,明确的工作标准,适用的运作程序和合理的作业流程为前提。在这里我们把采购管理组织分成四个层次:一是管理制度,主要是制订解决采购组织部门的方向、关键与重大的管理问题;二是工作标准,按工作岗位拟订衡量、检查工作做得好坏的基准,是用于考评工作人员是否称职的依据;三是运作程序,规定物流采购工作层面各接口环节的运作程序;四是作业流程,更为详细地制订出各项具体业务的作业流程图,明确指导采购人员按作业流程正确执行工作指令,及时完成本职工作任务。这些都是物流采购系统规范化管理之基础,有利于采购管理工作全面走上正轨。
  本系统需要建立的制度如下:《供应商评估认证制度》、《库存量管制动态卡》、《物流配送、运输与存储规划》、《采购投标管理程序》、《物料收货控制程序》、《物料发放管理程序》、《物料请购审批程序》、《贵重物品领用控制程序》、《采购预期算编制程序》、《采购计划制定程序》、《申购单作业流程》、《请购单作业流程》、《供应商管理程序》、《供应商绩效评价办法》、《物料退货补料控制程序》等。
  五、 技术品质系统:
  创建之初,我们认为在公司内部基础管理相对薄弱的情况下,应充分认识到“质量是企业生存的生命线”,必须坚持“质量第一、服务第一、信誉第一”的经营方针,必须实施“以优良质量取胜,以优异服务赢得客户” 的战略决策,拓展市场、赢得信誉为主要手段,倡导“讲质量,讲效益,讲贡献,讲拼搏”的企业精神,大力实行“五严”、“五把关”制度,把质量工作落到实处。所谓“五严”、“五把关”就是:严格择优定点,把好原材料供应商关;严格重点工序控制,把好产品生产关;严格产品测试,把好成品出厂关;严肃对待客户来信,把好售后服务关。要使信强公司全体员工具有很强的质量意识,形成领导高度重视,大家齐抓共管、层层落实,产品质量稳定优质的格局。与此同时,尽快做好企业资质认证审定工作,并导入IS9002质量体系认证。
  具体要建立《品质管理手册》、《实验室工作标准》、《实验设备检定计量程序》、《不合格品的纠正及预防程序》、《生产过程质量控制程序》、《原材料检验控制程序》、《客户品质投诉处理程序》等。
  六、市场营销系统:
  面对董事会及老板提出的3万m3/月的销售目标,对于我们信强公司来说既有压力、又是挑战,为此,我们必须以积极的态度,采取有效对策措施,在较短的时间内优化销售业务流程,使销售业务能正常开展。
  面对建筑混凝土行业市场供大于求的矛盾日益突出,我们面临着较大的竞争压力,在这种严峻的形势下,一是我们要适应市场变化,组建一支能征善战的营销队伍,制定营销策略,加强销售管理,搞好销售计划;二是有力地推行“销售、服务、广告”,三位一体的营销管理模式,以广告宣传为先导,以提供优良服务为后盾,以强化销售功能为动力,扩大产品销售,坚持“两手抓”,一手抓工程大户,一手抓销售业务网络建设,较好地实现由被动销售向主动销售转变;三是实施全程服务工程,事前联系业务,介绍公司经营宗旨和理念,加强客户对公司的了解,增强他们对公司的信心,接受客户订单,与此同时,技术专业负责人对重点工程,大客户要进行现场调查,了解施工现场地理环境,是否有特殊要求,以便我们根据客户的要求及时提供优良的产品,事中进行产品质量性能指标等方面的跟进调查,及早了解客户对我们工作质量和产品质量的评价,针对存在的问题及时给予解决;事后定期拜访客户,反馈客户信息,增加彼此之间的友情和信任,与客户建立长期良好的公共关系,争取更多的回头客,给客户留下良好的企业形象和信誉,这是我们实施“品牌经营战略”的第一步,为满足全方位的服务需求提供可靠保障。我们可以策划“信强服务,心向用户”、“信强,信强,客户信心的保障,企业强盛的实力”和“没有饱和的市场,只有疲软的产品”的服务理念,努力保证以优质服务赢得客户。
  在业务销售过程中注重妥善和正确处理“危机事件”,如因产品质量问题被客户投诉,新闻媒介即将曝光,公司形象、信誉和品牌将受到严重威胁时,针对突发意外事件的处理来不得半点马虎,必须建立良好的沟通反馈渠道,一旦危机出现就应马上着手解决,使之大事化小事,小事化了,确保公司形象和品牌不受到负面影响。
  《销售业务全程服务控制程序》、《不可靠人员紧急调离程序》、《客户投诉处理程序》、《客户授信度调查程序》、《坏帐申报程序》、《销售货款的催收程序》、《客诉电话记录表》、《市场信息动态调查表》、《销售日报表》、《客户管理程序》。
  七、 信息管理系统:
  信息管理系统的建立和完善标志着一个企业管理日益走向成熟。信息已成为现代商战的重要表现形式,是我们信强公司重要的基础工作。必须注重把握企业信息管理系统,因为详实、准确、可靠的信息是现代企业家经营决策的主要依据。正所谓:“知己知彼,百战不殆”。在这里要注意抓好二个方面,一是企业外部信息,定期收集、整理和利用宏观政策(如广东省或广州市近出台的有关政策对我们的影响)、市场环境、产业趋势和竞争对手信息(经营策略、销售政策、市场价位、生产能力、管理方式、经济效益等);二是企业内部信息,建立全面反映公司经济活动的财务信息报告制度,它是信强公司经济活动的晴雨表,能使企业决策者透过统计指标和财务报表及时准确了解公司的营运状况,以利于我们对公司的经营活动进行科学管理、全面监控,确保公司按照预定的经营目标运行。
  “防患于未然”是我们公司经营的基本准则,尤其是高层管理者更应具有危机意识,防患意识。建立公司的预警系统,加上完备科学的危机处理应对策略,就会使企业的经营始终处于良性循环状况上正常运行。
  八、财务管理系统:
  首先应该对公司的整个经济活动进行全面、有效分析、评价和提出改善建议。经济活动分析包括生产成本与销售收益的预算,分年的利润计算表和资金平衡表,分年的现金流量,计算投资回收年限(包括外汇回收年限与投资回收率),盈亏平衡分析等。
  其次必须建立一套行之有效地综合经济指标评价体系,以衡量企业的营运效率和经营效果。
  三是按照经营预算(测算产品成本和销售收入,流动资金) 财务预算(编制利润及利润分配表、资产负债表、现金流量分析表、资金来源和运用表) 财务评价(盈利能力分析、清偿能力分析、敏感性分析)三步走方案,做好公司财务管理工作。
  四是建立财务管理制度,规范公司财务行为。《财务报销管理制度》、《成本管理制度》、《财务核算制度》、《财务审计制度》、《资金管理及审批极限规定》、《财务人员工作准则》等。
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